IratrendezésA GDL Zrt. munkatársai rendezés előtt egy rendezési tervet készítenek az iratképző szervezeti egységről. A rendezési terv tartalmazza az iratképző szervezeti egység rövid történetét, feladat- és hatáskörét, a szervezeti felépítésében elfoglalt helyét, iratkezelési rendszerét, az iratanyag mennyiségét, állapotát, továbbá a rendezés módját, az iratanyagon belül a rendezés során kialakítandó rendezettségi szinteket. A rendezési feladatokat a GDL Zrt. az adott iratanyaghoz igazítja. Az iratanyag egyes részei alap szintű rendezettséget kívánnak meg, másutt a középszint mellett a darab szintű rendezés is indokolt lehet.
Alapszintű rendezés:Iktatott iratok esetén, amennyiben rendelkezésre áll az aktuális irattári terv és az adminisztrációt e szerint vezették, akkor az iratokat szervezetenként csoportosítjuk, szervezeteken belül évenként és éven belül pedig irattári tételszám szerint.
Az irattári tételszámon belül az iktatószámok növekvő sorrendje a mérvadó.
Ha nem áll rendelkezésre az irattári terv vagy rendelkezésre áll az irattári terv, de nem ezek szerint vezették az adminisztrációt, akkor mind az iktatott és mind a nem iktatott iratok esetében első csoportosítási elv a szervezet ahol keletkezett az irat. Iktatott iratok setében az évek szerint növekvő iktatószám elkülönítve a segédletektől (iktatókönyv, mutatókönyv, egyéb a tájékozódást segítő adminisztrációs anyag.).
Nem iktatott iratok esetében a rendet a keletkezési év vagy a dátum vagy sorszám vagy az ABC vagy a megrendelővel közösen kialakított rendezési elv határozza meg.
A jegyzékek a raktári vagy tárolási egységekről készülnek. A jegyzék az egy tárolási vagy raktározási egységben elhelyezett első és utolsó irat leíró adatait tartalmazza.
Darab szintű rendezés:Az iratok rendezésének alapelve a fokozatosság. A legmagasabb színtű rendezettséget a darab színtű rendezés biztosítja. Ebben az esetben minden ügy, illetve irat egyenként felülvizsgálatra, besorolásra, és nyilvántartásba kerül. Ez a legmagasabb színtű rendezés, csak ritkán szükséges, hiszen az ilyen színtű kereshetőséget ma már inkább digitalizált állományok létrehozásával biztosítjuk.
A szolgáltatás helyszíne lehet:
|
 |