Hagyományos irattárolás
A folyamatos bér irattárolás a GDL Zrt. speciálisan irattárolásra kialakított magánirattárában történik, amely a technikai (füstjelző-tűzriasztó, beléptető rendszer, mozgásérzékelő) és a szakmai (irattári és levéltári szakmai gyakorlattal rendelkező munkatársak) biztonsági feltételek maximális betartása mellett történik. Az állapotmegőrzés legfőbb eszközeként szabvány irattári dobozokat használunk, melyeket hazai levéltárak is alkalmaznak.
A bérirattárolás lépései a következők:
- GDL Zrt. referens munkatársak kiképzése, kijelölése,
- Az érkeztetett iratok (dossziéval vagy anélkül) megfelelő tárolóeszközökbe, dobozokba történő elhelyezése,
- Az iratok eltárolása a tűz és vagyonbiztonsági berendezésekkel ellátott raktártérben,
- Nyilvántartásba vétel és számítógépes programmal támogatott raktárjegyzék készítése,
- Folyamatos adatszolgáltatás.
Megvalósítási alternatívák:
- GDL magán-irattárban, közös raktártérben
- GDL magán-irattárban, közös raktártérből leválasztott, egyéni igények szerint kialakított raktártérben
- GDL magán-irattárban, teljesen elkülönített, speciális őrzésű zárt területen.
- GDL magán-irattárban, teljesen elkülönített, speciális őrzésű zárt területen, a Megbízó közreműködésével (csak terület bérlet).
Irattári dobozok
Az állapotmegőrzés legfőbb eszközeként szabvány irattári dobozokat használunk, melyeket hazai levéltárak is alkalmaznak. Külön igény, illetve kérés esetén alkalmazunk eltérő méretű dobozokat is. A tároló doboz anyaga úgy lett kialakítva, hogy fokozottan ellenálljon a fizikai és kémiai hatásoknak. Az általunk gyártatott dobozok praktikusan használhatók Megbízó telephelyén is, melyet kérésre szállítunk.
Társaságunk őrzésében lévő irataikról készült iratjegyzéket - az újonnan beérkező anyagok tükrében - folyamatosan frissítjük, természetesen figyelembe véve az érvényben lévő törvényeket és levéltári ajánlásokat.
